華為的員工報銷流程,會計圈傳瘋了!

 


01

 華為費用報銷的流程建議收藏 

 

在華為員工報銷費用,可能既見不著會計人員,也見不著出納。華為實現了費用報銷IT流程化處理。

 

十年前,智能手機尚未普及,華為就已在互聯網上開發了SSE費用報銷系統。能上網的地方華為員工就能登錄SSE系統填寫費用報銷單,填寫完畢后費用報銷單系統會自動提交領導審批。

 

以員工報銷差旅費為例:

首先上網填報費用報銷信息,信息流轉到主管處;

主管需確認差旅事項的真實性及費用的合理性;

主管確認后,再由上級權簽人審批。

同時,報銷人員需將費用報銷單打印出來,附上相應發票,提交給部門秘書。

 

華為每個部門都配備有秘書,秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務共享中心。

 

財務共享中心簽收后,出納會集中打款,這時,整個報銷流程結束,剩下的就是會計做賬了。

 

在員工費用的過程中,華為財務對幾個環節進行了優化。

審批環節,由電子審批代替人工審批。以前報銷員必須找到領導面對面簽字,現在,電子流審批即可。

 

單據流轉環節,實現集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部,現在只需快遞寄至財務共享中心。

 

付款環節,系統批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款,現在系統能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息,與網銀對接后可批量轉賬,大幅減少出納的工作量。

 

賬務處理環節,由系統自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用,會計就要做一筆分錄,這樣不僅效率低下,而且容易出錯,F在,通過SSE費用報銷系統與財務軟件對接可直接生成會計憑證。

 

華為的財務總監孟晚舟女士在2017年新年致辭《卻顧所來徑,蒼蒼橫翠微》中提到,在會計核算領域,我們積極嘗試自動化、智能化,將標準業務場景的會計核算工作交給機器完成。

 

目前,年平均約120萬單的員工費用報銷,員工在自助報銷的同時,機器根據既定規則直接生成會計憑證。

 

02

 華為費用報銷審批要求 

 發給老板看看 

 

首先,由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

 

華為的會計人員一般不對費用發票做實質性審核,不審核有幾個原因:

 

第一,費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關,因為他們才真正知情;

第二,費用審核工作量很大,成本效益上不劃算。

 

譬如,公司全年120萬筆費用報銷,每一單審核需要3分鐘的話,總計耗時需360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢?

 

有人擔心,有人虛假報銷怎么辦呢?除了前端主管領導的把關,華為在后端通過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事后監控模式,如果抽查發現有問題,弄虛作假者會受到較重的處罰。

 

其次,限定領導電子審批的時間。

 

為了保證費用報銷審批的及時性,華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的,系統將自動跳轉到下個環節,默認本環節審批人已經同意。

 

當然,默認審批通過出了問題的,仍需由該審批人承擔。另外,公司會定期提取審批時效記錄予以通報,超時審批會給予批評。

 

第三,限定員工費用報銷的時限。

 

華為員工費用報銷原則上要在費用發生后三個月內進行。如超過三個月,但未超過六個月,需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的,不能報銷。

 

第四,丟失發票只報銷費用的50%。

 

如果員工不小心將發票弄丟了,只要能證明費用真實發生了,也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。

 

為什么只報銷一半呢?一方面,發票丟失了,所報銷的費用不能在所得稅前扣除,這意味著公司要承擔25%的所得稅損失,這部分損失是員工造成的,理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質,可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。

 

03

 華為內審對員工費用報銷的監督 

 太嚴了!

 

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案,每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

 

員工剛入職時初始分為80分,B等。以后每報銷一筆費用,沒有出現差錯的話,就可以加1分,最高可累加到120分。

 

誠信分數為80-90分,內審的抽查比例是20%;

90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%。

分數在80分以下,所有的費用報銷都需要檢查。

 

另外,分數低于70的,每筆費用報銷財務都要事先審核,這將導致費用報銷時限拉長,對報銷人不利。

 

華為審計對費用報銷的抽查非常較真,即便對任正非本人也不例外。

 

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片,任總自己拖著拉桿箱排隊等出租車。華為的創始人難道出行沒有下屬陪同嗎?

 

華為的差旅費報銷制度規定,只有病員出差才允許有人陪同,領導出差時陪同人員的機票不能在公司報銷,需由領導個人負擔。

 

內部審計對董事會成員進行廉潔審計。某次審計時抽查發現任總有次出差報銷了洗衣費,華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費,這屬于不當報銷。

 

審計將此寫到了審計報告中,任總為此做了自我批評,并將不當報銷金額退還給了公司。

 

04

華為內審對領導審批的監督 

 領導和員工一樣!

 

前面提到,華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核,主要由主管領導把關。

 

如果主管領導把關不嚴怎么辦?

 

華為某位領導對下屬的費用報銷未能認真履責,導致很多不當費用報銷,審計抽查時發現了這一情況。華為是怎么處理呢?

 

第一,要求這位領導承擔連帶賠償責任,如不當報銷費用的員工已離職,由審批人賠付不當報銷金額。

 

第二,停止這位領導費用報銷權簽權力三年。

 

如果這位領導本人希望恢復該項權力,需做兩件事。這兩件事做完后,才能恢復他的費用報銷權簽權力。

 

首先,自費請兩名注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計;

 

審計如發現還有不當報銷,也像前面那樣承擔連帶賠償責任。

 

 

那么真正的日常工作中

我們應該怎么做好報銷這個工作呢?

 

 

05

 2019年稅務局公布的最新案例:

 費用報銷能不能只附一張發票 ? 

 

費用報銷能不能只用一張發票?有人就說了,怎么不能,我們一直就是這么干的!不過小編剛剛看到一個案例,建議大家都看一看。

 

 

重點看:企業所得稅核實情況:稅前列支不符合稅收規定的費用未按規定進行納稅調整。

 

2016年:經查明,你單位在2016年3月17日記31號憑證中列支會務費140,000.00元,并簽訂《會務費協議》,《會務費協議》中甲方為該企業,乙方為廣州xx酒店有限公司,但《會務費協議》中第四條注明:“...由乙方一次性將款項支付給甲方...”,第五條注明:“...甲方只提供會務服務。”

 

財務負責人已確認該筆費用為虛假的協議,稅收違法證據已經復印并經財務負責人簽字確認,因此認定該《會務費協議》為虛假的協議,該筆費用不符合稅法真實性的規定,根據《中華人民共和國企業所得稅法》第八條和《中華人民共和國企業所得稅法實施條例》第二十七條的規定,本次檢查調增應納稅所得額:

158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。

 

處罰規定:

1.處增值稅涉稅罰款553.00元(其中:2016年8月553.00元)

2.處企業所得稅涉稅罰款6,603.00元(其中:2016年6,603.00元)。

 

 

這是4月27號才查處的案例,大家現在看到還不算晚,大家看完文章先去看看自己公司有沒有類似的情況。

 

光靠一張發票并不足以支撐業務是真實合理的,如果光靠一張發票入賬無論是在企業內部控制管理還是稅務管理上都存在漏洞和風險。

 

06

 費用報銷不能只附一張發票!

 

《企業所得稅法》第八條規定,企業實際發生的與取得收入有關的、合理的支出,包括成本、費用、稅金、損失和其他支出,準予在計算應納稅所得額時扣除。

 

當然,發票這項證據也是非常重要的,雖然企業所得稅法并沒有明確將稅前扣除憑證限定為發票,但是對于能夠取得發票的行為來說,符合規定的發票和其他資料一樣是證明業務真實合理的有效憑證,也是不可或缺的,這點在其他的文件也是有規定的。

 

《關于加強企業所得稅管理的意見》(國稅發〔2008〕88號)第二條第(三)3項規定:加強發票核實工作,不符合規定的發票不得作為稅前扣除憑據;

 

《稅收征收管理法》第二十一條規定,納稅人購買商品必須取得合法有效的發票。

 

國稅發[2008]80號《國家稅務總局關于進一步加強普通發票管理工作的通知》第八第(二)在日常檢查中發現納稅人使用不符合規定發票特別是沒有填開付款方全稱的發票,不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務報銷。

 

國家稅務總局公告2017年第16號《國家稅務總局關于增值稅發票開具有關問題的公告》第二條不符合規定的發票,不得作為稅收憑證。

 

那么,日常工作中主要的業務實質性要件有哪些?包括但不限于下面這些情況。

 

1.實物資產

如:購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等,是否有入庫單、入庫單簽章、審批手續是否齊全,是否有采購合同,是否有質量驗收合格證明、發票日期和發票金額是否與采購合同對應,是否有從第三方開票,是否舍近求遠采購,成本費用率是否明顯超過行業合理水平。

 

2.租金發票

是否有行政辦公部門審核確認手續,是否有房屋租賃合同、發票日期金額是否與租賃合同吻合。

 

3.業務招待費

業務招待費報銷,是否有經辦人、部門經理甚至公司總經理審核簽批,大額發票是否有消費清單。大額發票是稅務稽查重大,如果沒有清單,可能會認為虛假消費。

 

4.差旅費

差旅費報銷單內容是否填寫齊全,所附的車票是否為去出差地的車票、餐飲、住宿、交通費發票是否為出差地的發票、人員和人員名單是否與派出的人數相吻合。

 

5.會議費

會議費報銷、是否有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料,是否有與會議無關費用(如旅游費)列支。

 

6.工資薪金

是否有考勤記錄、招聘合同、是否扣繳了工作薪金的個人所得稅,工資數額是否與勞動合同和考勤紀律相吻合。

 

7.運費

運費報銷,是否有運費報銷單,起運地和運達地是否與運費報銷單相吻合,是否由起運地和運達地以外的車輛運輸、運輸價格是否波動較大。

 

8.油費

加油費報銷,報銷的加油費是否為本公司車輛,本公司賬面上是否有車輛,加油費總額是否超過了車輛理論行車的最大油耗量。

 

9.水電費

水電費報銷,發票上的字碼是否與水表、電表的字碼相符,是否與本公司的產能相吻合。有的企業賬面反映產量很少,但水電費卻很高。

 

07

費用報銷必看的5個要點 

 

1.票據與實際業務吻合

 

這是費用報銷中最基本的常識知識,比如:小伙伴們去采購一批物料,按理應該取得商品購銷發票,但最后到財務報銷時使用的是接受服務的發票,這樣牛頭不對馬嘴,自然不允許報銷。

 

有的小供應商沒有發票怎么辦?稅務局不會認的,所以記得提醒小伙伴買東西前記得問有沒有發票,沒發票就換一家吧。

 

2.附件能有力支撐費用發生的真實性

 

附件與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關連性,比如:報銷物料采購款,后面的送貨單僅寫了物料一批和總金額,沒有寫明物料的用途、送貨人和收貨人也無簽字,財務人員在審核報銷單時根據這些現有的單據并不能判斷這筆采購業務是否真實發生、有無存在舞弊的風險。

 

3.取得的發票類別符合稅法要求

 

在這里給大家總結一下:水電費、各類外包服務費、印刷費、辦公費、物料采購費用等可以使用專票報銷,但吃飯的發票、員工交通費用發票、會所、KTV、酒吧、業務招待饋贈禮品、為員工福利發生的發票等使用普票報銷即可。

 

4.涉及專票報銷盡可能價稅分離填寫

 

提醒小伙伴,報銷過程中涉及到專票報銷的,在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫,這樣方便財務后期的賬務處理。

 

另外,再提示一點,取得專票報銷的一定要在發票開具的360天內報銷,如果超過360天報銷,只能無情的告訴他,票據上顯示的稅金要自己掏腰包了。

 

5.附件中文件表單符合內部管理流程

 

這點要求至關重要,一定要告訴小伙伴們,很多費用的報銷會牽扯到公司內部幾個部門的專業意見,報銷事項在發生前應取得這些內部通過的審批意見。

 

比如:某項目發生土建改造,施工前肯定會對這個工程進行評估,評估通過才能進行施工及后期的費用報銷,那么在報銷時就需要附上該方案評估通過的文件,這樣財務人員審核時才能看到該工程的評估是符合公司內部管理要求的,就可以放心的審核通過了。

 

當然,這點要求是基于公司內部管控延伸出來的,不同公司要求的標準會不一樣,一般來說越是管理規范的公司,在這方面的要求會越嚴苛。

更多
業務選擇...
体彩31选7游戏规则 中国教育电视台直播 双色球篮球号码行列分布图 体彩6+1走势图开奖结果 可以玩牛牛的软件 鸿海期货软件下载 北京单场的玩法 cba总决赛比分 理财投资规划 平衡型基金 水果派对2彩金 今天利彩票开奖结果 篮球竞彩胜分差技巧 快乐赛车app去哪下载 比特币交易教程 乐彩网3d 比利时突尼斯比分预测 捕鱼街机电玩官网